Gmail ima preko 10 milijuna poslovnih korisnika čiji broj je u stalnom porastu. S Gmailom inbox ima znatne mogućnosti pohrane te se minimizira potreba za uklanjanjem mailova. Nadalje, uključene su i izuzetne mogućnosti Google pretraživanja te email/IM ulančavanje poruka. Instant messaging je uključen u Gmail te omogućuje odgovaranje na e-mail u realnom vremenu. Dodatno, pristup Gmailu je moguć s bilo kojeg računala te više niste ograničeni na korištenje mail samo sa svog radnog mjesta. Gmail je jednostavan za korištenje, ali nije jednostavan po svojoj funkcionalnosti, te je za obuku korisnika potrebno manje vremena. Gmail možete koristiti i offline (kad niste spojeni na internet) ukoliko omogućite offline funkcionalnost.

Google Kalendarom možete pregledavati kalendare suradnika i kolega preko jednog kalendara dostupnog na internetu. Njihovi sastanci su vidljivi odmah pokraj vaših a to omogućava lakše pronalaženje slobodnih termina za planiranje zajedničkih aktivnosti. Google kalendar možete kombinirati s ostalim komponentama Google Apps-a. Možete komunicirati, dijeliti i kolaborirati preko Gmaila, Talk-a i Kalendara s ciljem smanjenja ponavljanja istog posla i povećanja produktivnosti. Dodatno, sami odabirete tko ima pristup detaljima u vašem kalendaru. Isto tako, svoj kalendar možete sinkronizirati i sa svojim mobilnim uređajem, tako da ste uvijek informirani o budućim obavezama. U kalendar je moguće uvrstiti i organizirati i korištenje resursa tvrtke, poput dvorane za sastanke.

Google Docs poboljšavaju kvalitetu izlaznih rezultata jer omogućuju simultanu kolaboraciju i raspravu o dokumentima – više ljudi na više lokacija može gledati, diskutirati i mijenjati isti dokument s bilo koje lokacije u bilo koje vrijeme. Isto tako, Docs smanjuju slučajeve u kojima se isti posao obavlja više puta te zbunjujuće praćenje dokumenata kao i probleme kontrole nad različitim verzijama dokumenata. Istovremeno se eliminira i briga oko prekoračenja diskovnog prostora i ograničenja veličine inbox-a uz standardne procedure slanja mailova između zainteresiranih strana. Svi dokumenti uvijek su dostupni na internetu te više niste ograničeni pristupom vašem osobnom računalu.

Tvrtke koriste Google Sites kako bi korisne informacije učinile dostupnim. Zaposlenici mogu kreirati intranet ili se pak može omogućiti projektnim timovima kreiranje stranica kako bi prikupili i podijelili zajedničko znanje jednog organizacijskog dijela. Sve verzije se automatski pohranjuju te zaposlenici jednostavno mogu ažurirati stranice i pregledati najnoviju verziju. Podržani su sljedeći formati: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf i drugi. Korisnici mogu prikazati Google Documents, Spreadsheets, Presentations, Picasa slike i gadgete bez ikakvog znanja programiranja. Ugrađena je tehnologija Google pretraživanja te zaposlenici mogu jednostavno pronaći korisne informacije o poduzeću kao da pretražuju internet. Nije potrebno znanje programiranja ili sistemsko znanje za ažuriranje stranica ili kreiranje novih internih stranica te svatko može doprinijeti zajedničkom znanju. Sve je pohranjeno kod Google-a te korisnici mogu uvoditi inovacije bez brige o pravdanju troškova hardware-a ili administracije.

Google Talk omogućava efektivniju i efikasniju komunikaciju korištenjem tekstualnog chata. Možete vidjeti dostupnost vaših kontakata i odgovoriti na e-mail putem chata. To omogućava istinsku komunikaciju u realnom vremenu i povećanje kako vaše produktivnosti tako i produktivnosti vaših zaposlenika. Također, ulančavanje emailova i IM diskusija omogućava razumijevanje povijesti neke rasprave i njenog konteksta.

Google Apps nude i puno više, između ostalog...

Google Groups